Quem viveu a história da Deport em 1989, com seu primeiro computador, um IBM PC XT, não podia imaginar que atualmente seria um escritório muito mais moderno. E, se fossemos voltar no tempo e ver o hoje, poderíamos dizer que seria um escritório futurista.
Os primeiros computadores pessoais eram grandes, tinham um gabinete com teclado mecânico e gravador de cassetes incorporados. O engraçado desta história é que, quando uma funcionária ia digitar alguma coisa no computador, outra estava do lado. Hoje, eles brincam e dão risada, “acho que elas tinham medo da máquina”, conta o Paulo. Tudo no passado, até porque para elas e eles era tudo novo.
Pois bem, em 1989 enquanto a Deport adquiria seu XT, em Canela, a Rádio Clube conseguia a sua concessão. Além deste fato muito importante, outros também estavam borbulhando, como a Mostra do Teatro de Bonecos de Canela, e começava a funcionar o belíssimo Hotel Continental. Justamente neste ano, a Prefeitura de Canela começou a administrar o Parque do Caracol, que pertence ao Governo do Estado do Rio Grande do Sul. São fatos marcantes e históricos deste ano. Porém enquanto tudo isto acontecia na cidade, ali na “casinha” da Praça João Corrêa, Anibal Port e Paulo Drechsler estavam começando a se conectar ao mundo da tecnologia.
IBM Personal Computer XT
E falando em tecnologia, Paulo e Anibal pensaram em desenvolver um programa próprio para atender às necessidades do escritório. Contrataram um “especialista” nas novas tecnologias, que prometeu desenvolver os programas necessários para informatizar os serviços, mas que acabou não entregando o prometido.
Como desistir não era uma opção, o Anibal foi visitar alguns escritórios em Porto Alegre, que já possuíam sistemas informatizados. Foi então que, ainda em 1989, a Deport fez uma parceria com o escritório Editec (já extinto), que cedeu o acesso ao sistema desenvolvido pela Knowhow Sistemas, de São Leopoldo. No início, apenas o processamento da contabilidade e da folha de pagamento foram informatizados.
Em 1992, Paulinho Drechsler, iniciava seu trabalho na empresa como office boy. Depois de se formar em técnico em contabilidade na Escola Cenecista Região das Hortênsias, foi estudar Análise de Sistemas na Unisinos, o que o ajudou muito a entender as novas tecnologias para que a empresa pudesse adquirir equipamentos e softwares que atendessem às novas demandas. É, muitas novidades foram acontecendo.
A intenção era informatizar todos os serviços do escritório. Foi então que, em 1994, migraram para o sistema da N&L Informática, de Caxias do Sul, que, além da contabilidade e a folha de pagamento, também permitia processar os livros fiscais e a apuração dos tributos eletronicamente. Com essa mudança, também veio a primeira rede de computadores do escritório. Ela era composta por terminais “burros” (sem capacidade de processamento), que apenas acessavam o programa que estava instalado em um servidor central. Os monitores eram de tubo, disquetes para todos os lados, pen drives não existiam, menor capacidade de processamento, a Internet não era comum e os computadores eram grandões e de baixa resolução, mesmo assim era o ápice da tecnologia.
Aqui um fato bem relevante para ser lembrado. Você já ouviu falar em impressora matricial? Ouça barulho e leia-se complicações. Era tudo impresso na mais que barulhenta impressora. E como ela funcionava? Com agulhas que no momento certo, batem na fita que marca o papel, formando um ponto. O papel usado era o chamado formulário contínuo, em que as folhas vinham unidas umas às outras. Que dor de cabeça isto! Mas era a tecnologia com melhor custo-benefício na época. Tudo era impresso nas matriciais, desde a folha de pagamento e recibos, até relatórios e notas fiscais. Os livros contábeis e fiscais eram um assunto à parte: para imprimir os livros das empresas com maior movimentação, uma pessoa precisava ficar de guardião, controlando cada detalhe, pois, se a impressora resolvesse estragar ou o formulário trancar, todo o processo teria que ser reiniciado. De março até o final de abril, período em que se apresentava os livros para autenticação nos órgãos competentes, as impressoras trabalhavam muito, mas muito mesmo. Nesse período, era comum o revezamento entre os colaboradores em horários como o meio-dia e à noite, para vigiar até a impressão dos livros maiores terminar. Depois de impressos, os livros eram enviados às gráficas para serem encadernados com capa dura e impressão do nome da empresa e o período. Após assinado pelo contador e pelo cliente, eram enviados aos órgãos para autenticação. Depois, vieram as impressoras laser, facilitando muito o trabalho e trazendo uma nova vida para a equipe da empresa, de fato foi uma virada de chave. Hoje, quase tudo é digital, reduzindo o consumo de papel e o uso de impressoras.
Mas não eram todos que operavam os computadores. Na contabilidade, por exemplo, havia os responsáveis por analisar os documentos e traduzir em lançamentos contábeis, que eram escritos à mão em um documento chamado “slip” e passados para os digitadores, que finalmente lançavam no sistema.
Os digitadores em 1992: Maurício Pedro Boniatti, Marcelo Schwaizer Debastiani e Liandro Aguiar Dias
Havia algumas barreiras por parte da equipe, existia muita resistência para aderir aos novos equipamentos. Uns pensavam “já estou velho, quero terceirizar o serviço”, enquanto outros viam que aquilo era o futuro e precisavam aprender. Com o passar dos anos, tudo isso ficou esquecido e hoje ninguém vive mais sem um computador para chamar de seu.
Pelos idos de 1997, a Internet já era uma realidade nos negócios e a Deport precisava acompanhar as mudanças. Influenciados pelo Paulinho, Paulo e Anibal decidiram que cada colaborador teria um computador em sua mesa. Para isso, eram necessários programas mais intuitivos. Foi assim que, em 1998, resolveram mudar de sistema, começando uma parceria de mais de vinte anos com a Prosoft Tecnologia, de São Paulo.
Investiram também na atualização e ampliação da rede de computadores, substituindo os antigos terminais por modernas estações de trabalho, com sistemas operacional Microsoft Windows 95 e acesso à Internet, que foi um super avanço.
Foi neste período que veio “boom da Internet”, pois foi quando ela se popularizou pelo mundo, com o surgimento de novos navegadores mais modernos, como o Internet Explorer, o Netscape, o Mozilla Firefox, o Google Chrome, o Opera, entre outros, e o aumento do número de usuários. Só não esquece que, por alguns bons anos, para usar a Internet era necessária uma linha de telefônica dedicada e muita paciência, dependendo dos horários. Mas já era um começo, e veja bem como é hoje tudo na velocidade da luz.
Departamento Contábil, em 2008
Departamento Contábil, em 2022
Departamento Fiscal, em 2008
Departamento Fiscal, em 2022
Departamento Pessoal, em 2008
Departamento Pessoal, em 2022
Sempre em busca de melhorias e novas tecnologias, em 2019 decidiram trocar novamente o sistema contábil. Com foco na automatização e robotização de processos repetitivos, optaram pela plataforma desenvolvida pela empresa Athenas Tecnologia, de Vitória, Espírito Santo. Implantaram, também, diversas outras ferramentas e aplicativos, visando a segurança dos processos e das informações, evitando o retrabalho, aumentando a agilidade e a qualidade dos serviços prestados aos clientes.
O último acréscimo à estrutura foi a pouco tempo no início de 2021, quando todas as estações de trabalho ganharam dois monitores. No começo diziam “Paulinho, tu tá louco”. Pois bem, hoje ninguém vive mais sem as duas telas, afinal, além de facilitar o trabalho e aumentar a produtividade, gera uma economia incrível. Só no consumo de papel houve uma redução de 70%. O meio ambiente agradece, e como agradece. Afinal o papel é feito a partir da madeira de uma árvore chamada eucalipto. Todas as árvores possuem em suas células uma substância chamada de celulose. É a partir dela que o papel é fabricado.
E você sabe como a redução do uso de papel no escritório contribui com a preservação do meio ambiente? Segundo o Ministério do Meio Ambiente, o desperdício total anual com papel no Brasil chega a 200 milhões de folhas. Isso equivale a 400 mil resmas, quase 20 mil árvores e um custo aproximado de R$ 4 milhões. Uma resma de papel consome 3,5 kg de gás carbônico (CO²), o que significa que no país o desperdício anual de CO² chega a 1.400 toneladas. Importante ressaltar também que a produção de uma resma de papel consome de 50 a 60 eucaliptos, 100 mil litros de água e 5 mil Kw/h de energia. Veja o tamanho da importância, deste investimento, e aqui entra uma “coisinha” especial: o olhar cuidadoso com o outro, e aí entra todo o ecossistema de uma cidade, um estado, um país e do planeta. Avante…
Atualmente a empresa conta com servidores de sistemas, bancos de dados e internet, computadores para todos os colaboradores, todos com 2 monitores de 19 polegadas, além de notebooks para atendimento externo. É a evolução. Mas não basta equipamento sem softwares modernos e que atendam às necessidades da empresa e dos clientes.
Uma das salas de reuniões/treinamentos, em 2022.
Em cada alteração, a busca pelo melhor. Mas sempre se encontra alguma resistência, pois, que se diga a verdade, cada mudança exige mais dedicação e esforço para aprender, e é necessário mover o elefante chamado zona de conforto. Para todas as mudanças sempre se investe muito em treinamentos, buscando melhorias para o cliente e mais produtividade.
Hoje, todas as ferramentas são integradas aos sistemas dos governos, sejam municipais, estaduais ou federal. Tudo é online, e será assim, e é neste contexto que vem se reduzindo muito a documentação física, os impressos, mas sempre com alguma resistência das pessoas mais acostumadas com o papel. Hoje, com as ferramentas adotadas, o cliente tem a facilidade de acessar a hora que desejar e verificar os documentos, baixar guias de impostos e outros documentos disponibilizados pela Deport, facilitando a vida de ambos os lados. A ideia é aprimorar o relacionamento junto aos empresários, gerando agilidade, precisão e eficiência, e, com isso, a Deport estará mais perto dos clientes, levando soluções customizadas a cada caso.
Lembra que na história de abril, o Paulo Drechsler disse “me nego a ser um despachante de guias, nós somos contadores”? Portanto, investir em tecnologia de ponta só vai ajudar para que a equipe foque na busca de conhecimento e na melhoria dos trabalhos internos, aumentando a produtividade da empresa, conseguindo mais tempo para estar no “front” com as centenas de clientes.
Rozangela Allves
Jornalista
